Si të organizoni një konferencë me faqe + live stream?

0 

Nga: Elvis PlakuMarch 26, 2013


Një ndër projektet më interesante që ndërmora këtë fillim viti 2013 ishte një bashkëpunim me lëvizjen e mirënjohur MJAFT e cila mbajti një konferencë tre-ditore me organizata dhe partnerë të ndryshëm nga bota e aktivizmit civil nga rajoni dhe më gjerë.

Pjesa ime konsistonte në ndërtimin dhe menaxhimin e një faqeje për konferencën si dhe koordinimin e transmetimit drejt-për-drejtë ose “live stream” të sesioneve të kësaj konference.

Ishte padyshim një eksperiencë ndryshe pasi nënkuptonte një angazhim më aktiv se sa roli mbështetës vetëm me ndërtimin e faqes apo konsulencës për komunikimin.

Nisur nga ky projekt, desha të ndaj me ju disa nga aspektet kryesore të organizimit që mund të jenë ndihmesë në punën tuaj tani ose në të ardhmen. Shumica e këtyre aspekteve organizative do t’ju ndihmojnë të menaxhoni më mirë çdo projekt tjetër që për përfshin ndërtimin e një faqeje në internet.

Elementet bazë

  1. Faqja në internet – domain + host + WordPress + template (ForwardTirana.org)
  2. Materialet për faqen e internetit (fotot + shkrimet) – u siguruar nga organizatorët
  3. Llogaria në Twitter – si kanal shtesë komunikimi të menjëhershme me audiencën
  4. Llogaria në YouTube – për publikimin e regjistrimeve gjatë konferencës/arkiv online
  5. Llogaria në Ustream.tv – për transmetimin e drejtë-për-drejtë të konferencës

Si u bë organizmi i punës?

Takimi  i parë konsistoi në ndarjen e ideve dhe konsiderimin e nevojave të organizatorëve.

Si fillim u panë disa shembuj ekzistues mbi të cilët mund të ndërtohej faqja e re dhe u ra dakord për detyrat përkatëse të të dyja palëve për sa i përket:

  • Caktimi i strukturës dhe përmbajtjes së faqes
  • Punës për ndërtimin e seksioneve të ndryshme të faqes
  • Vendosjes së afateve për dorëzimin dhe verifikimin e materialeve
  • Metodës së bashkëpunimit/komunikimit (Dropbox, email & celular).
  • Implementimit të transmetimit drejt-për-drejtë “live stream

Nga ana ime duhet të pranoj që në fillim se eksperienca e bollshme e organizatorëve me organizimin e konferencave si dhe puna me faqet në internet ishin faktorë që ndihmuan jashtë mase për të lehtësuar të gjithë procesin e organizimit dhe bashkëpunimin për këtë projekt.

Ndëtimi i faqesë së re bazuar mbi shembuj faqesh ekzistuese

ForwardTirana faqja kryesore
Faqja kryesore e konferecës në internet (ForwardTirana.org)

Ndërtimi i një faqeje të re në internet është tashmë diçka relativisht e thjeshtë pasi procedurat janë lehtësuar mjaft, por nga ana tjetër, përputhja e nevojave të “klientit” me atë që i serviret nga uebmasteri, mbetet gjithnjë një sfidë me të cilën përballet çdo faqe e  re.

Një mënyrë praktike që unë përdor zakonisht me ata të cilëve zgjedh t’u ndërtoj një faqe, është gjetja dhe përdorimi i shembujve ekzistues. Thënë ndryshe, zakonisht gjejmë faqe shembull mbi të cilat mund të modelojmë faqen e re. Ajo që u shpjegoj klientëve është fakti se tani nuk kemi më nevojë “të shpikim rrotën nga e para”. Në botën e internetit ekzistojnë më qindra mijëra faqe të tjera të ngjashme me atë që kërkohet të ndërtohet, ndaj është shumë më e thjeshtë nëse merren paraprakisht shembujt e faqeve të tjera dhe më pas diskutohet mbi elementët e ndryshëm që ato ofrojnë dhe se si ato mund të implementohen/përdoren për ndërtimin e faqes së re.

Caktimi i strukturës dhe përmbajtjes së faqes

Përgatitja e informacioni është shpesh një nga aspektet më të vështira në ndërtimin e një faqeje të re pasi kërkon mjaft kohë dhe eksperiencë paraprake për sa i përket përcaktimit të strukturës dhe gjenerimit të përmbajtjes me shkrime dhe foto.

Në këtë rast eksperienca paraprake e organizatorëve ishte thelbësore pasi këto detaje të punës u caktuan që në takimin e parë dhe gjithçka procedoi normalisht.

Gjithsesi, është me vlerë të theksojmë se përcaktimi paraprak i strukturës (kategoritë, logoja dhe ndarjet e tjera) të faqes si dhe më pas vetë përmbajtja (shkrimet, fotot, etj.) që do të përdoret për faqen janë aspekte thelbësore për vetë suksesin e faqes.

Gjithashtu, duhet theksuar se struktura dhe përmbajtja e faqes duhet të jenë në funksion të nevojave të organizatorëve dhe audiencës së faqes, dhe jo e kundërta.

Vendosja e afateve për dorëzimin e punës

Në këtë rast afatet për dorëzimin e faqes ishin të përcaktuara pasi gjithçka duhet të ishte gati të paktën një javë përpara konferencës, por si rregull, vendosja e afateve ndihmon në realizimin në kohë të çdo lloj projekti, ndryshe gjithçka mund të shtyhet pafundësisht dhe shpesh herë projekte të tilla mbarojnë muaj me vonesë (në disa raste edhe më gjatë se një vit).

Metoda e bashkëpunimit

ForwardTirana - Dropbox dosja e perbashket
Dosjet e përbashkëta në Dropbox

Nevoja për implementimin në kohë të projektit nënkupton gjetjen e zgjidhjeve të cilat lejojnë bashkëpunimin e vazhdueshëm në distancë.

Sot, me mjetet e shumta të komunikimit në distancë, bashkëpunimi është vetëm një procedurë që nënkupton zgjedhjen e mjeteve të duhura dhe të përshtatshme me nevojat e të dyja palëve.

Në këtë rast u përdorën

  • Dropdox.com
  • Email-i
  • Celulari

Mund të duket si e parëndësishme përmendja e mjeteve të tilla si Email-i apo celulari, por në fakt ka shumë raste kur bashkëpunimi kufizohet vetëm në komunikimin me celular apo vetëm Email, të cilët detyrimisht kufizojnë edhe mundësitë e realizimit në kohë të çdo projekti.

Ndërsa për Dropbox-in duhet të sqaroj se është një softuer i cili lejon krijimin e dosjeve virtuale të përbashkëta (shared folders) të cilët ndihmojnë jashtë mase me organizimin dhe përgatitjen e materialeve të ndryshme për faqen. Këto materiale mund të vendosen të gjitha brenda një dosjeje të përbashkët dhe ky organizim lejon ndjekjen më të mirë të punës nga të dyja palët.

Implementimi i transmetimit drejtë-për-drejtë me “live stream”

ForwardTirana - Ustream page
Shërbimi i UStream që u përdor për live stream

Zhvillimet e shumta të teknologjisë tashmë mundësojnë edhe transmetimet e drejtë-për-drejta nëpërmjet internetit që lejojnë kapjen e një audience edhe më të gjerë e cila nuk mund të jetë e pranishme fizikisht.

Në këtë rast u përdor shërbimi i faqes UStream.tv e cila është një aktualisht ndër shërbimet më të mira (për sa i përket versioneve falas ose pak të kushtueshme). Sigurisht, ekzistojnë edhe shumë shërbimet të tjera të ngjashme, por që ndryshojnë për nga aspektet teknike dhe financiare me të cilat e ofrojnë shërbimin e tyre.

{"email":"Email address invalid","url":"Website address invalid","required":"Required field missing"}


Gjithashtu mund të lexoni

ASANA: Aplikacion për menaxhimin e projekteve dhe punës në grup!

Pesë këshilla suksesi nga njerëzit e suksesshëm

Mprehe sëpatën para se të fillosh punën!

Blog: Rishkim i arritjeve sipas ToDoIst për vitin 2014

>